Phần mềm ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy phần mềm ERP là gì, mang đến những lợi ích nào cũng như các bước triển khai dự án ERP thành công. Câu trả lời sẽ có trong bài viết dưới đây.
Phần mềm ERP là gì?
ERP, viết tắt của Enterprise Resource Planning và có nghĩa là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP là phần mềm bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược, sử dụng để quản lý thông tin của doanh nghiệp. Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp lưu trữ, truy cập thông tin, cho phép tất cả các nhân sự trong một doanh nghiệp làm việc chung trên một hệ thống, sử dụng chung một nguồn dữ liệu.
8 lợi ích của phần mềm ERP
Thay vì phải làm việc trên nhiều phần mềm riêng lẻ, thiếu tính liên kết nội bộ và sử dụng dữ liệu độc lập, hiện nay phần mềm ERP được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để tăng cường hiệu quả trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Dưới đây là 8 lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp:
Quản lý doanh nghiệp toàn diện
Với phần mềm ERP, lãnh đạo có thể quản lý doanh nghiệp của mình một cách toàn diện, có thể nắm bắt hoạt động của doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào vì phần mềm ERP vận hành, duy trì các hoạt động quản lý thông tin hàng ngày.
Giúp định hướng công việc
Hệ thống ERP là nơi vận hành, cung cấp thông tin nhanh chóng đồng thời giúp các bộ phận trong doanh nghiệp kết nối, phối hợp với nhau trong quá trình làm việc. Đồng thời hệ thống ERP còn giúp định hướng công việc, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như năng suất làm việc của mình.
Giúp giảm chi phí
Với hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ giảm được chi phí đáng kể cho các yếu tố trung gian. Đây là một trong những điều quan trọng khiến doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng hệ thống ERP.
Tăng chất lượng sản phẩm
Như đã nói, hệ thống ERP giúp lãnh đạo quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện, vì vậy mà các hoạt động như nghiên cứu, đánh giá, sản xuất, kiểm tra, giám sát được diễn ra chặt chẽ và được quản lý mỗi ngày nên sản phẩm, thành phẩm làm ra được nâng cao hơn về mặt chất lượng. Và việc chất lượng sản phẩm được nâng cao luôn là mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp.
Tăng hiệu suất làm việc
Hệ thống ERP giúp tăng hiệu suất làm việc. Minh chứng dễ thấy cho điều này hơn cả đó là việc các dữ liệu của doanh nghiệp được tổng hợp trên cùng một hệ thống nên việc tìm kiếm, truy xuất dữ liệu nhanh hơn. Do vậy hiệu suất làm việc được đẩy mạnh hơn.
Lưu trữ thông tin
Hệ thống ERP còn giúp lưu trữ thông tin doanh nghiệp hiệu quả và chi tiết. Hơn hết, khả năng bảo mật thông tin của hệ thống ERP cũng được đánh giá rất cao.
Giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn
Quản lý hàng tồn kho là vấn đề khá đau đầu với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu dùng hệ thống ERP, việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể theo dõi mức hàng tồn kho một cách chính xác và còn giảm được một số chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
Công việc liên quan đến kế toán chính xác hơn
Nếu sử dụng các phần mềm riêng lẻ, bộ phận kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc nhập dữ liệu thủ công từ các bộ phận khác và dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu. Do đó phần mềm ERP vừa giúp các nhân sự kế toán tiết kiệm thời gian mà công việc vừa chính xác và hiệu quả.
Các bước triển khai dự án ERP thành công
Để dự án ERP được triển khai thành công và hiệu quả cần trải qua nhiều bước khác nhau. Dưới đây là các bước cơ bản mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:
Bước 1 – Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quá trình doanh nghiệp muốn triển khai dự án ERP đó là cần xác định rõ mục tiêu, nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đánh giá một cách cụ thể về khối lượng công việc của các bộ phận trong công ty, phạm vi dự án hay sự cần thiết của dự án đối với doanh nghiệp.
Về phía nhà cung cấp giải pháp ERP, công việc đầu tiên cần làm đó là khảo sát tình trạng của khách hàng trên nhiều phương diện như cấu trúc các phòng ban của doanh nghiệp, hạ tầng công nghệ thông tin, các nghiệp vụ thường xuyên được sử dụng,… để hoàn thiện báo cáo đánh giá mọi mặt trước khi đưa ra phương án phù hợp để triển khai dự án.
Bước 2 – Tìm kiếm nhân sự
Đối với doanh nghiệp đó là cần tìm kiếm nhà lãnh đạo, người quản lý dự án ERP, là người sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành mọi mặt hoạt động của dự án. Người lãnh đạo, quản lý dự án phải có hiểu biết nghiệp vụ của các bộ phận trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tìm người thử nghiệm, thường được chọn từ các bộ phận để hỗ trợ triển khai dự án và dùng thử khi hệ thống ERP được triển khai.
Về phía nhà cung cấp hệ thống ERP, cần có những vị trí nhân sự như người quản lý chung, người quản lý chất lượng, người tư vấn kỹ thuật hay người tư vấn hệ thống để quá trình triển khai dự án được chặt chẽ, mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp.
Bước 3 – Lập kế hoạch dự án chi tiết
Theo đó, doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm ERP sẽ làm việc với nhau và thống nhất một kế hoạch dự án chi tiết bao gồm các giai đoạn, ngân sách, về việc hỗ trợ trong quá trình sử dụng dự án,… Một kế hoạch dự án càng cụ thể, chi tiết càng giúp cho hệ thống ERP được vận hành đảm bảo suôn sẻ và giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu của mình.
Bước 4 – Triển khai dự án
Ở bước này, việc cài đặt phần mềm ERP bắt đầu được thực hiện. Tiếp đến là việc di chuyển dữ liệu từ nhiều phần mềm khác nhau sang hệ thống mới để đảm bảo mọi dữ liệu của doanh nghiệp đều được lưu trữ, quản lý thông tin, nghiệp vụ của các phòng ban được liên kết với nhau thành một khối thống nhất và trên một nền tảng duy nhất.
Bước 5 – Thử nghiệm và đưa vào sử dụng
Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm hệ thống mới. Ở giai đoạn này, điều quan trọng nhất là cần xác nhận các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đang diễn ra có chính xác giữa các bộ phận hay không để có những chỉnh sửa cho đúng trước khi chính thức triển khai hệ thống cho doanh nghiệp.
Bước 6 – Cải thiện hệ thống
Để phần mềm ERP hoạt động ngày càng hiệu quả, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần không ngừng cải thiện nó bằng cách kiểm tra phần mềm thường xuyên, bổ sung thêm chức năng. Song song với đó, nhà cung cấp phần mềm cần tích cực hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình sử dụng để phần mềm luôn được vận hành trơn tru, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.
Tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm ERP hiệu quả, mọi người đừng bỏ qua DTD Group nhé. DTD Group được đánh giá là một trong những đơn vị cung cấp phần mềm ERP uy tín và chất lượng hàng đầu Việt Nam hiện nay.
